Stan faktyczny i zdarzenia przyszłe przedstawione we wniosku:
- Wnioskodawca (spółka) jest członkiem międzynarodowej grupy dostawców produktów i usług dla przemysłu rolno-spożywczego.
- Wnioskodawca jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT.
- W celu usprawnienia obowiązujących procedur, dot. rozliczania wydatków służbowych poniesionych przez pracowników spółki, wnioskodawca planuje wdrożenie systemu elektronicznego rozliczania. System działa na zasadzie serwera danych w formie tzw. internetowej chmury.
- Spółka zamierza archiwizować i przechowywać dokumenty, będące podstawą rozliczenia wydatków służbowych pracowników po ich digitalizacji (zeskanowaniu lub zobrazowaniu za pomocą smartfona) i zapisaniu w systemie wyłącznie w wersji elektronicznej. Papierowe wersje tych dokumentów będą podlegały utylizacji.
- Pracownik dokonujący rozliczenia wydatków służbowych, będzie tworzył raport oraz dokonywał digitalizacji dokumentów, potwierdzających poniesienie przez niego wydatków służbowych.
- W procesie digitalizacji będzie zachowana odpowiednia jakość elektronicznego dokumentu (będzie on wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej).
Pytanie wnioskodawcy:
Czy w przypadku przechowywania przez spółkę faktur wyłącznie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po procesie digitalizacji będą poddane utylizacji, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tych dokumentów?
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Uzasadnienie wnioskodawcy:
Zdaniem spółki przy elektronicznej archiwizacji faktur będzie ona uprawniona do odliczania podatku naliczonego, wynikającego z tych dokumentów na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT.
Odpowiedź dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:
Stanowisko wnioskodawcy zostało uznane przez dyrektora KIS za prawidłowe.
Uzasadnienie decyzji:
Biorąc pod uwagę opisany sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Wnioskodawca:
- uniemożliwia ingerencję użytkownika oraz administratora systemu księgowego w treść zeskanowanych dokumentów,
- zapewnia, że wersje elektroniczne dokumentów będą przechowywane w sposób umożliwiający łatwą ich identyfikację, odszukanie i odtworzenie obrazu, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
- w każdym momencie może zapewnić dostęp do elektronicznego archiwum organowi podatkowemu, na jego żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób umożliwiający pobór i wydruk dokumentów na potrzeby postępowania podatkowego lub kontroli,
- będzie zapewniał dostęp do umieszczonych w systemie dokumentów wraz z możliwością ich przyporządkowania do konkretnego okresu rozliczeniowego,
- zapewnia, że zarchiwizowane dokumenty będą mogły zostać udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
W okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych papierowych wersji tych dokumentów.
Prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od rodzaju faktury i od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, które to muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur.
Prawidłowość przechowywania faktur jest weryfikowana przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
Jeżeli wnioskodawca, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi dokumentowane fakturami lub innymi dokumentami zrównanymi z fakturami, do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.
- Link do interpretacji: https://eureka.mf.gov.pl/
- Data wydania interpretacji: 17.08.2022 r.
- Interpretacja została wydana w oparciu o konkretne zdarzenie podatkowe. Każde zdarzenie wymaga oddzielnej interpretacji / konsultacji z doradcą podatkowym.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom