Stan faktyczny przedstawiony we wniosku:
Wnioskodawca jest dystrybutorem artykułów elektrotechnicznych i oświetleniowych działającym na polskim rynku od 31 lat. Aktywnie rozwija segment zielonej energii pod kątem fotowoltaiki, pomp ciepła i stacji ładowania pojazdów elektrycznych.
Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którym jest zobowiązany jako pracodawca dostarczyć nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
- jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zgodnie z Kodeksem Pracy pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Pracownicy Wnioskodawcy pracują w różnych lokalizacjach na terenie Polski, co powoduje trudności w efektywnym praniu odzieży służbowej. Aby realizować obowiązki Kodeksu pracy, Wnioskodawca planuje wdrożyć wewnętrzny regulamin wynagradzania, w którym wprowadzona zostanie ryczałtowo ustalona kwota ekwiwalentu, wypłacana pracownikom jako zwrot kosztów poniesionych na pranie odzieży roboczej.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Kwota ryczałtu zostanie skalkulowana w oparciu o rynkową wartość środków piorących, cenę energii elektrycznej oraz oszacowany koszt zużycia pralki należącej do pracownika. Tak ustalona kwota zostanie przemnożona przez ilość prań wykonanych przez pracownika w miesiącu.
Z obserwacji Wnioskodawcy wynika, że pracownicy nie korzystają z usług pralni zewnętrznych i piorą ubrania służbowe w miejscu zamieszkania. Zaproponowane rozwiązanie jest więc opłacalne zarówno dla Wnioskodawcy, jak i jego pracowników.
Pytania Wnioskodawcy:
- Czy Wnioskodawca, jako płatnik, zobowiązany jest do doliczenia wartości ekwiwalentu określonego w sposób opisany we wniosku, do dochodu pracowników z tytułu umowy o pracę?
- Czy świadczenie to jest zwolnione z opodatkowania, zatem Wnioskodawca nie pełni w tym zakresie funkcji płatnika?
Uzasadnienie Wnioskodawcy:
Wnioskodawca uważa, że wypłacany ekwiwalent za pranie odzieży służbowej pracownikom, będzie zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a jego wartość nie będzie doliczana do podstawy opodatkowania. Wnioskodawca nie będzie zatem pełnił roli płatnika w powyższym zakresie i nie będzie zobowiązany doliczyć wartości ekwiwalentu do podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, od której naliczy i pobierze zaliczki na PIT.
Przepisy Kodeksu Pracy i ustawy o PIT nie precyzują, jak powinien być kalkulowany ekwiwalent za pranie odzieży służbowej. Wskazano jedynie, że kwota ekwiwalentu ma odpowiadać kosztom poniesionym przez pracownika. Jeśli pracownik upierze odzież we własnym zakresie, korzystając z prywatnej pralki i środków piorących, nie będzie posiadał dowodów (rachunków lub faktur) potwierdzających wysokość poniesionych przez siebie kosztów. Przepisy nie zobowiązują również, aby ponoszone wydatki były udokumentowane rachunkami lub fakturami. Nie jest też wymagane, aby pracownik dokonywał zakupu środków tylko na cele prania odzieży służbowej.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
To oznacza, że ustalając wartość ekwiwalentu należy wziąć pod uwagę aktualne ceny środków piorących, koszty energii elektrycznej i oszacować koszt, jaki ponosi przeciętnie pracownik wykonując jedno pranie. Koszt ten należy przemnożyć przez ilość prań wykonanych w miesiącu.
Z innych wydanych wcześniej interpretacji podatkowych wynika, że wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i zleceniobiorców i wynikać - jak to ma miejsce w przypadku Wnioskodawcy - z wewnętrznego regulaminu.
Odpowiedź dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:
Stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę zostało oceniona przez dyrektora KIS za prawidłowe.
Uzasadnienie decyzji:
Zgodnie z treścią ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Na podstawie zdarzeń opisanych we wniosków i interpretacji przepisów prawa podatkowego, wydano stanowisko, że wypłacane pracownikom, ekwiwalenty za pranie i używanie odzieży roboczej stanowić będą dla nich przychód ze stosunku pracy, podlegający zwolnieniu z opodatkowania.
W efekcie Wnioskodawca, jako płatnik od wartości ww. świadczeń, nie będzie zobowiązany do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
- Link do interpretacji: https://eureka.mf.gov.pl
- Data wydania interpretacji: 29.11.2022 r.
- Interpretacja została wydana w oparciu o konkretne zdarzenie podatkowe. Każde zdarzenie wymaga oddzielnej interpretacji / konsultacji z doradcą podatkowym