Dla firm: Faktura ustrukturyzowana - co to jest? Od kiedy obowiązek e-faktury?

Czym jest e-faktura (faktura ustrukturyzowana)?

Cyfryzacja obejmuje przedsiębiorców - kolejnym pomysłem w jej zakresie jest wprowadzenie e-faktury. E-faktura (faktura ustrukturyzowana) to odmiana faktury elektronicznej, która zgodnie z założeniami będzie wystawiana i otrzymywana przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego - Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przygotowanie faktur ustrukturyzowanych będzie odbywało się w programie finansowo-księgowym podatnika.

Wystawione przez podatników e-faktury będą przechowywane w bazie Ministerstwa Finansów. Ma to na celu zapobiec zaginięciu i zniszczeniu dokumentów oraz ograniczyć wydawanie duplikatów. Przy stosowaniu e-faktur będzie obowiązywał jednolity wzorzec, dostępny również w języku angielskim. W efekcie wdrożenia e-faktur łatwiejsze ma stać się również wykrywanie prób wyłudzeń podatkowych i zapobieganie im, co jest kluczowe dla zmniejszenia luki VAT.

Podobne rozwiązania obowiązują już we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii.

E-faktury od kiedy dobrowolne?

Publikacja aktu prawnego w Dzienniku Ustaw nastąpiła 1 stycznia 2022 r. (termin przeniesiono z planowanego 1 października 2021 r.). Od tego dnia polscy przedsiębiorcy będą uprawnieni do korzystania z e-faktur. Oprócz nich, dozwolone wciąż będzie stosowanie dopuszczonych już form dokumentowania sprzedaży w postaci faktur papierowych i faktur elektronicznych.

Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom

Okres przejściowy ma pozwolić podatnikom na przygotowanie się do nowych zmian oraz dostosowanie ich systemów księgowych.

Od kiedy e-faktury będą obowiązkowe?

O ile w pierwszej fazie wdrażania e-faktur będą one dobrowolne, tak w 2023 r. korzystanie z nich stanie się obligatoryjne.

Co zmieni się po wejściu w życie e-faktur?

Do korzystania z systemu e-faktur wymagane będzie złożenie specjalnego zawiadomienia w urzędzie skarbowym. Każdy podatnik będzie miał możliwość przeglądania wystawionych i otrzymanych e-faktur. Dozwolone będzie tworzenie faktur we własnych programach księgowych i późniejsze ich przesyłanie za pośrednictwem systemu.

Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać osobiście do nabywcy - za przedsiębiorcę zrobi to system, który po nadaniu fakturze danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury), umożliwi nabywcy na zalogowanie się do danej faktury, jej pobranie i korzystanie z niej. Z chwilą nadania numeru fakturze, zostanie ona uznana za wystawioną i otrzymaną jednocześnie.

Aby wystawienie faktury ustrukturyzowanej było możliwe, konieczna będzie akceptacja jej formy przez odbiorcę dokumentu. To oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli poświęcić czas na uzgodnienie stosowania e-faktur z kontrahentami przed rozpoczęciem ich stosowania. W fazie pilotażowej, nabywca będzie mógł zdecydować się na odbiór takiej faktury, jednak nie będzie miał takiego obowiązku.

Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom

Uzyskanie zgody odbiorcy będzie związane z faktem, że do faktur ustrukturyzowanych nie będą stosowane przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur. A to dlatego, że nie będzie możliwe zgubienie lub zniszczenie tego typu faktury wystawionej poprzez KSeF.

Co więcej, niemożliwe będzie również wystawianie i przesyłanie not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę. Dla not korygujących będą obowiązywały dotychczasowe zasady wystawiania poza systemem e-faktur.

E-faktury - jakie korzyści zapewnią przedsiębiorcom?

1. Celem wdrożenia e-faktur jest ułatwienie prowadzenia rozliczeń pomiędzy przedsiębiorcami. Wystawca faktury zyska bowiem pewność, że wystawiony dokument zawsze trafi do odbiorcy.
2. Do stosowania dobrowolnych e-faktur ma zachęcić przedsiębiorców skrócenie do 40 dni (z dotychczasowych 60) terminu zwrotu podatku VAT dla podatników, którzy wystawiają wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Tu należy jednak zaznaczyć, że w przypadku konieczności przeprowadzenia dodatkowej weryfikacji zasadności zwrotu, możliwe będzie wydłużenie skróconego terminu.
3. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na stosowanie e-faktur, mają być również zwolnieni z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu do KSeF.
4. Jak wynika z rządowych zapowiedzi, e-faktury będzie mógł wystawiać zarówno sam podatnik, jak i upoważniona przez niego osoba, na przykład biuro rachunkowe.

Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom

Nie tylko e-faktura, czyli pakiet SLIM VAT 2

Zmiany dotyczące fakturowania ma wprowadzić również nowy pakiet SLIM VAT 2. Chodzi o:

• zniesienie obowiązku zamieszczania oznaczenia „DUPLIKAT” w sytuacji, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie,
• zniesienie obowiązku umieszczania na fakturze korygującej wyrazów „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”, czy też wskazywania przyczyny tej korekty,
• korekty zbiorcze - podatnik będzie miał możliwość, aby za dany okres na rzecz jednego odbiorcy, za pomocą faktury korygującej, zarówno skorygować faktury poszczególnych dostaw lub usług, jak i wszystkich dostaw lub usług,
• wprowadzenie możliwości wcześniejszego wystawienia faktury - nie wcześniej niż 60. dnia (zamiast obecnych 30 dni) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jak również 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.